Compliance
Cyfrowy system zgłaszania nieprawidłowości
Niniejszy system zgłaszania nieprawidłowości służy pracownikom i osobom trzecim do zgłaszania podejrzewanych działań niepożądanych w ramach spółki Thomann GmbH, jej spółek zależnych oraz przedsiębiorstw powiązanych w rozumieniu § 15 niemieckiej ustawy o spółkach akcyjnych (niem. AktG) (dalej „Thomann”).
System ten umożliwia anonimowe zgłaszanie naruszeń obowiązujących zasad i podejrzewanych działań niepożądanych, co pozwala na zapobieganie przypadkom niezgodności oraz ich wyjaśnianie i rozwiązywanie.
Przyjmowanie odpowiedzialności jest głęboko zakorzenione w filozofii naszego przedsiębiorstwa rodzinnego.
Samym sobie stawiamy bardzo wysokie wymagania w zakresie postępowania zgodnego z obowiązującymi zasadami i przepisami prawa, które to wymagania są zazwyczaj wyższe od tych narzuconych ustawowo.
W związku z tym kluczowe znaczenie ma dla nas zapobieganie szkodom (materialnym i niematerialnym), które wynikają z nieprzestrzegania przepisów prawa i/lub wewnętrznych zasad firmowych.
Zachęcamy wszystkie zainteresowane strony (dostawców, usługodawców, nabywców, pracowników, osoby ubiegające się o pracę i inne osoby) do zgłaszania nam przypadków niezgodności, ponieważ tylko w ten sposób możemy odpowiednio wcześnie wykryć nieprawidłowości i zapobiec ich wystąpieniu.
Z niniejszego cyfrowego systemu zgłaszania nieprawidłowości mogą korzystać wszystkie osoby zgłaszające nieprawidłowości. Jest to bezpieczny kanał, z którego można korzystać anonimowo i który dzięki temu gwarantuje wymaganą przepisami prawa ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości i ich danych wrażliwych.
Wszystkie przekazane zgłoszenia zostaną sprawdzone, ocenione i przetworzone przez specjalnie przeszkolonych pracowników Działu Compliance.
Za pośrednictwem tego systemu można zgłaszać zarówno naruszenia niemieckiej ustawy o należytej staranności w łańcuchu dostaw (niem. LkSG), jak i inne podejrzewane działania niepożądane.
Link do systemu zgłaszania nieprawidłowości: https://hintbox.thomann.de/
Deklaracja dotycząca praw człowieka
Deklaracja zasad koncernu Thomann
V 1.0
Stan: 14.06.2023
Preambuła
Firma Thomann zarządza przedsiębiorstwem w sposób odpowiedzialny ekologicznie i społecznie. Nasza strategia zrównoważonego rozwoju obejmuje stosowanie etycznych praktyk biznesowych, wdrażanie procesów przyjaznych dla środowiska oraz wspieranie odpowiedzialności społecznej.
A) Informacje podstawowe
Firma Thomann jest w pełni świadoma swoich obowiązków w zakresie przestrzegania praw człowieka oraz zapobiegania wszelkiego rodzaju naruszeniom praw człowieka zarówno w ramach naszego przedsiębiorstwa, jak i w naszych łańcuchach dostaw. Przestrzegamy istotnych standardów dotyczących warunków pracy i okazujemy sobie wzajemny szacunek. Dobrostan wszystkich osób zaangażowanych w naszą działalność jest dla nas bardzo ważny.
Standardy w zakresie praw człowieka odnoszą się do praw określonych w Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka ONZ, deklaracji Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP) dotyczącej podstawowych zasad i praw w pracy, europejskiej Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności (EKPC) oraz w uznanych regionalnych i krajowych systemach w zakresie ochrony i promowania praw człowieka.
Celem niniejszej Deklaracji zasad jest potwierdzenie naszego stałego zaangażowania na rzecz przestrzegania praw człowieka nie tylko podczas prowadzenia wszystkich działań biznesowych w naszym obszarze działalności, ale też w odniesieniu do naszych bezpośrednich i pośrednich dostawców.
Oprócz tego niniejsza Deklaracja zasad ma ponadto na celu przedstawienie mechanizmów zapewniających wdrożenie naszej strategii na rzecz zapobiegania istotnym zagrożeniom dla naszego przedsiębiorstwa w związku z prawami człowieka w celu zapobiegania takim zagrożeniom i ich minimalizowania i tym samym zapewnienia wysokiego poziomu ochrony praw człowieka.
Niniejsza Deklaracja zasad wyjaśnia nasze podejście, które polega na wykrywaniu wszelkiego rodzaju zachowań, które mogą nieść za sobą ryzyko związane z naruszeniami praw człowieka lub przepisów dot. ochrony środowiska w rozumieniu niemieckiej ustawy o należytej staranności w łańcuchu dostaw (niem. LkSG) oraz na opracowaniu mechanizmów służących do monitorowania, zapewniania należytej staranności i organizacji szkoleń oraz mechanizmów komunikacji i wnoszenia skarg mających na celu ochronę i promowanie praw człowieka, które to mechanizmy obejmują wszystkie istotne obszary działalności naszego przedsiębiorstwa i jednostek z nim powiązanych.
B) Zakres stosowania i odpowiedzialność
Niniejsza Deklaracja zasad obowiązuje od 1 stycznia 2024 r. w odniesieniu do firmy Thomann oraz wszystkich jej spółek zależnych i spółek stowarzyszonych, w których Thomann posiada bezpośrednio lub pośrednio ponad 50% udziałów lub na które wywiera decydujący wpływ w inny sposób.
Na podstawie niniejszej Deklaracji zasad kierownictwo naszego przedsiębiorstwa wyraźnie zobowiązuje się do poszanowania i wspierania wypełniania następujących obowiązków w zakresie praw człowieka i ochrony środowiska:
Nasi pracownicy i spółka
- Zakaz pracy dzieci i pracy przymusowej, niewolnictwa i handlu ludźmi:
Nie akceptujemy żadnego rodzaju pracy przymusowej ani pracy dzieci bez wyjątku i wyraźnie opowiadamy się za zakazem współczesnego niewolnictwa lub handlu ludźmi. - Równe traktowanie pracowników i nietolerowanie dyskryminacji:
Dążymy do zapewnienia równości szans i nie tolerujemy żadnej formy dyskryminacji, np. ze względu na rasę, płeć, religię, narodowość, poglądy polityczne, orientację seksualną, pochodzenie społeczne, wiek oraz cechy fizyczne lub umysłowe. - Wolność zrzeszania się i porozumienia zbiorowe:
Szanujemy prawo naszych pracowników do wstępowania do związków zawodowych. Oprócz tego wspieramy i inicjujemy intensywne dialogi z konkretnymi organami reprezentującymi pracowników. - Zdrowie i bezpieczeństwo:
Ochrona zdrowia i bezpieczeństwo pracy mają dla nas najwyższy priorytet. Przestrzegamy obowiązujących przepisów o ochronie pracy. Oprócz tego opracowujemy własne standardy BHP we wszystkich naszych lokalizacjach. - Sprawiedliwe warunki pracy i wynagrodzenie:
Zapewniamy sprawiedliwe warunki pracy, godziwe wynagrodzenie i odpowiednie godziny pracy zgodnie z krajowymi i międzynarodowymi przepisami ustawowymi i dyrektywami, które obowiązują w odniesieniu do naszych spółek. - Zakaz niezgodnej z prawem eksmisji
- Zakaz stosowania przemocy przez siły bezpieczeństwa
Nasza planeta i nasze zasoby
Zobowiązujemy się do ograniczania wpływu naszej działalności na środowisko, ochrony zasobów naturalnych i szukania rozwiązań, które przyczyniają się do ochrony naszego środowiska naturalnego. Wymogi te, które są określone również w naszym Kodeksie postępowania dla dostawców, stawiamy również naszym dostawcom. Szczególny nacisk kładziemy w tym obszarze na następujące aspekty:
- Ochrona środowiska i unikanie niezgodnego z prawem wpływu na środowisko, w tym w kontekście Konwencji bazylejskiej (dotyczącej postępowania z substancjami i odpadami niebezpiecznymi) oraz Konwencji z Minamaty (dotyczącej ograniczenia do minimum uwalniania rtęci).
- Zakaz powodowania szkodliwej zmiany struktury gleby, zanieczyszczenia wód, zanieczyszczenia powietrza, szkodliwej emisji hałasu lub nadmiernego zużycia wody, a także wszelkiego rodzaju naruszeń praw człowieka wynikających z degradacji środowiska.
Nasze łańcuchy dostaw
Również od naszych partnerów handlowych, w tym od naszych pośrednich i bezpośrednich dostawców, oczekujemy świadomości spoczywającej na nich odpowiedzialności ekologicznej, społecznej i związanej z przestrzeganiem praw człowieka oraz przestrzegania podczas wykonywania swojej pracy podstawowych zasad etycznych określonych w niniejszej Deklaracji zasad.
Nasz Kodeks postępowania dla dostawców, wraz z niniejszą Deklaracją zasad, wspólnie określają oczekiwania koncernu Thomann wobec jego dostawców i całego łańcucha dostaw. Oczekujemy, że wszystkie transakcje będą realizowane zgodnie z Kodeksem postępowania dla dostawców.
C) Realizacja naszego obowiązku należytej staranności w odniesieniu do praw człowieka
Analiza ryzyka i działania podejmowane w obszarze naszej działalności
W celu zapewnienia odpowiedniej ochrony praw człowieka we własnym obszarze działalności firma Thomann opracowała procesy wymagane zgodnie z zasadami, wytycznymi i procedurami operacyjnymi koncernu, które zasadniczo obowiązują i są wdrażane w obrębie całego koncernu. Wszyscy pracownicy mają nieograniczony dostęp do zaufanej osoby kontaktowej, a pracownicy i osoby trzecie do anonimowego i sprawiedliwego mechanizmu wnoszenia skarg. Oprócz tego organizowane są szkolenia poświęcone tematyce radzenia sobie z zagrożeniami związanymi z prawami człowieka i ochroną środowiska.
Analiza ryzyka i działania podejmowane w związku z działalnością partnerów handlowych
Wprowadziliśmy kompleksowy program compliance, który opracowaliśmy ze szczególnym uwzględnieniem naszego indywidualnego profilu ryzyka, uwzględniającego m.in. naszą branżę, nasze portfolio produktów i naszą działalność w krajach o zwiększonym ryzyku korupcji lub łamania praw człowieka.
W ramach analizy ryzyka wdrożyliśmy surowe działania w zakresie monitorowania i kontroli, które mają zapewnić spełnienie naszych standardów i wymogów w zakresie compliance w ramach naszej codziennej działalności. Jednocześnie przeprowadzamy regularne analizy ryzyka mające na celu bieżącą aktualizację i ciągły rozwój naszych mechanizmów oceny ryzyka. Integralnym elementem tej oceny ryzyka jest na przykład wskaźnik ryzyka dotyczący potencjalnych przypadków naruszania praw człowieka, który opiera się na wskaźnikach stosowanych na całym świecie.
W przypadku stwierdzenia ryzyka podejmowane są odpowiednie działania; w przypadku poważnego ryzyka wymagana jest uzasadniona decyzja w sprawie możliwości prowadzenia działalności. Jeśli wartości Thomann są zagrożone, firma Thomann gotowa jest do odrzucenia możliwości prowadzenia działalności, nawet jeśli prawo zezwala na prowadzenie działalności w sytuacji wystąpienia poważnego ryzyka.
Analiza ryzyka i działania podejmowane w ramach łańcucha dostaw
Firma Thomann wybrała odpowiednich dostawców bezpośrednich i wezwała ich do złożenia obszernego oświadczenia. Na pierwszym etapie wyselekcjonowano dostawców o wysokich obrotach i wysokiej pozycji. Dodatkowo przeprowadzana jest regularna kontrola medialna, której celem jest włączenie do tego procesu ciągłego nadzoru wszystkich istotnych dostawców.
Proces wyboru i wstępnej kwalifikacji dostawców został odpowiednio dostosowany w celu zapewnienia kontroli pod kątem przestrzegania praw człowieka już na początku nawiązania nowych stosunków handlowych.
Ocena dostawców opiera się na szczegółowej ankiecie uwzględniającej różne zagadnienia tematyczne. Do kluczowych obszarów tematycznych należą ochrona środowiska, prawa człowieka i prawa pracownicze, bezpieczeństwo pracy, zwalczanie korupcji i łapownictwa oraz odpowiedzialność w ramach łańcucha dostaw. Oprócz tego dostawcy muszą przedłożyć odpowiednie certyfikaty i w razie potrzeby mają obowiązek ich aktualizacji. Dane te tworzą podstawę wymaganych działań monitorujących i oceniających oraz odpowiedniej analizy ryzyka.
Z przeprowadzonych analiz ryzyka wynika, że w łańcuchu dostaw może występować potencjalne ryzyko w odniesieniu do warunków pracy, środowiska i ochrony pracy. Również niektórzy dostawcy są obarczeni wyższym ryzykiem ze względu na swoją lokalizację w tak zwanych krajach „bardzo wysokiego ryzyka”.
W celu minimalizacji i złagodzenia ryzyka określono odpowiednie środki zapobiegawcze zintegrowane w ramach multidyscyplinarnego procesu, który przewiduje również procedurę przekazywania rozwiązywania problemu na wyższy szczebel decyzyjny. Ponadto firma Thomann zobowiązuje się do podjęcia odpowiednich działań, jeśli dowie się, że pośredni lub bezpośredni dostawca dopuścił się naruszenia obowiązku związanego z prawami człowieka lub ochroną środowiska.
D) Podstawowe środki zapobiegawcze i zaradcze oraz komunikacja
Mechanizm wnoszenia skarg
Mechanizm wnoszenia skarg firmy Thomann, który składa się z internetowego systemu zgłaszania nieprawidłowości, jest zaufanym punktem kontaktowym, pozostającym do dyspozycji wszystkich pracowników firmy Thomann i osób zewnętrznych jako dodatkowy kanał komunikacji. Mechanizm ten umożliwia anonimowe zgłaszanie wątpliwości lub uwag dotyczących wszelkich naruszeń obowiązków należytej staranności w odniesieniu do praw człowieka i ochrony środowiska.
Wszystkie zgłoszenia rozpatrujemy zgodnie z wiążącym regulaminem wewnętrznym. Każde zgłoszenie jest badane w sposób niezależny i obiektywny z udziałem pracownika z działu compliance. Wszystkie zgłoszenia i badania zgłoszeń są regularnie raportowane kadrze zarządzającej w ramach znormalizowanej procedury. Firma Thomann nie akceptuje jakiejkolwiek dyskryminacji osób, które przekazują nam zgłoszenia za pośrednictwem mechanizmu wnoszenia skarg lub innych kanałów komunikacji.
Link: https://hintbox.thomann.de
Szkolenia i inicjatywy podnoszące świadomość
Naszym pracownikom oferujemy szkolenia poświęcone takim tematom, jak prawa człowieka, zrównoważony rozwój, zdrowie i bezpieczeństwo, środowisko, równość szans i wiele więcej. Nasz program szkoleń obejmuje również obowiązkowe szkolenie z naszego Kodeksu postępowania oraz różne szkolenia z zakresu compliance.
Ponadto nieustannie pracujemy nad dalszym rozwojem naszej oferty szkoleń. Zalicza się do tego na przykład oferta szkoleń poświęconych obowiązkowi dochowania należytej staranności w odniesieniu do praw człowieka i ochrony środowiska, skierowana do wybranych grup docelowych.
Odpowiednie oferty szkoleń kierujemy nie tylko do naszych pracowników, lecz także do naszych dostawców.
Komunikacja, dokumentacja i sprawozdawczość
W naszym rocznym sprawozdaniu informujemy o naszych działaniach, postępach i ambicjach we wszystkich obszarach związanych z prawami człowieka.
Przedstawiamy w tym zakresie przejrzyste informacje na temat istotnych zagrożeń, naszych działań oraz osiągniętych postępów mających na celu ochronę praw człowieka i środowiska. W tym celu wdrożyliśmy koncepcję możliwie kompleksowej dokumentacji z możliwością jej śledzenia.
Środki naprawcze
W przypadku stwierdzenia naruszeń praw człowieka lub praw w zakresie ochrony środowiska, do których firma Thomann doprowadziła lub do których wystąpienia się przyczyniła, zobowiązujemy się do priorytetyzacji i rozpatrzenia tych naruszeń odpowiednio do ich wpływu i wagi. W takiej sytuacji dokładamy również wszelkich starań, aby zapewnić poszkodowanej osobie odpowiednie środki naprawcze.
Doskonalenie i dalszy rozwój
Uważamy, że stawianie czoła wyzwaniom związanym z przestrzeganiem praw człowieka i ochroną środowiska w naszych globalnych łańcuchach dostaw jest zadaniem ciągłym, które – oprócz indywidualnych inicjatyw przedsiębiorstwa – wymaga również zmian systemowych. Zasadnicze znaczenie w tym obszarze ma współpraca z naszymi dostawcami i partnerami handlowymi.
W związku z tym firma Thomann będzie regularnie poddawać krytycznej ocenie oraz dalej doskonalić swoją rolę i realizację obowiązków dochowania należytej staranności w odniesieniu do praw człowieka. Dotyczy to również naszych różnych wytycznych i procesów wewnętrznych, które dotyczą tematyki przestrzegania praw człowieka.
E) Kompetencje
Ogólna odpowiedzialność za dochowanie należytej staranności w odniesieniu do przestrzegania praw człowieka i ochrony środowiska spoczywa na dyrektorze zarządzającym firmy Thomann. Obejmuje ona co najmniej kontrolę i monitorowanie działań zgodnie z niemiecką ustawą o należytej staranności w łańcuchu dostaw (niem. LkSG). W celu zapewnienia przestrzegania niniejszej Deklaracji zasad dyrektor zarządzający ma obowiązek regularnie, co najmniej raz w roku, pozyskiwać informacje na temat pracy osoby lub osób odpowiedzialnych w tym zakresie.
Każda spółka należąca do koncernu jest zobowiązana do przestrzegania niniejszej Deklaracji zasad oraz do poszanowania wszystkich zasad w niej zawartych. Odpowiedzialność za dochowanie należytej staranności w odniesieniu do poszanowania praw człowieka w danym obszarze działalności spoczywa na kierownictwie konkretnego działu.
Dział ds. Human Resources odpowiada za koordynację działań mających na celu poszanowanie praw człowieka i sprawiedliwych warunków pracy. Dział ds. zakupów opracowuje i definiuje procesy służące zapewnieniu dochowania należytej staranności w ramach naszego łańcucha dostaw. Dział ds. compliance udziela wsparcia, doradza i uczestniczy w rozpatrywaniu zgłoszeń potencjalnych naruszeń praw człowieka lub innych poważnych naruszeń – odpowiednio do swoich kompetencji, w szczególności w odniesieniu do ewentualnego ryzyka korupcji, a także pod kątem funkcjonalnym.
Markus Neser (COO) został mianowany rzecznikiem praw człowieka, któremu wsparcia udzielają liczne działy. Nasz rzecznik praw człowieka odpowiada za nadzorowanie wszystkich mechanizmów opisanych w Deklaracji zasad i jest informowany o każdym przypadku wykrycia ryzyka. W przypadkach wysokiego ryzyka nasz rzecznik praw człowieka pełni również funkcję doradczą i bierze udział w ostatecznym procesie decyzyjnym.
Firma Thomann będzie regularnie, lub w razie potrzeby, poddawać niniejszą Deklarację zasad krytycznej weryfikacji i gdy zaistnieje taka konieczność dokona jej aktualizacji.
Stan: 14.06.2023
Sprawozdanie w zakresie zrównoważonego rozwoju
Tutaj można pobrać sprawozdanie w zakresie zrównoważonego rozwoju za ostatni rok gospodarczy, kiedy tylko zostanie ono udostępnione.
Kodeks postępowania dla dostawców i usługodawców firmy Thomann
Firma Thomann zarządza przedsiębiorstwem w sposób odpowiedzialny ekologicznie i społecznie. Nasza strategia zrównoważonego rozwoju obejmuje stosowanie etycznych praktyk biznesowych, wdrażanie procesów przyjaznych dla środowiska oraz wspieranie odpowiedzialności społecznej.
Tego samego oczekujemy od dostawców i usługodawców, ponieważ zrównoważony rozwój przedsiębiorstwa jest możliwy wyłącznie, pod warunkiem że wszystkie strony nie tylko uznają te wartości, lecz także będą je wdrażać i stosować w praktyce.
Tutaj można pobrać Kodeks postępowania dla dostawców.
© 2023 Thomann GmbH
